Alix Bicep : réussir sa transformation digitale
Aujourd’hui, l’avènement du télétravail ou du e-commerce impactent fortement les pratiques professionnelles et nécessitent, au sein de l’entreprise, l’acquisition d’outils spécifiques qui, bien maîtrisés, vont soutenir voire booster l’activité. Alix Bicep, manager de la transition digitale, partage son analyse et ses conseils.
Texte Adeline Louault – Photo Lou Denim
La transition digitale expliquée par Alix Bicep
La transition numérique d’une entreprise ne concerne pas seulement la face émergée de l’iceberg, à savoir la création d’une vitrine sur internet ou l’utilisation des réseaux sociaux pour communiquer. Elle va bien plus loin et comprend également la communication interne, le stockage des données, leur partage entre collaborateurs et leur sécurité. « La digitalisation bouleverse la culture d’entreprise : on ne travaille pas de la même façon, on ne gère pas la relation client comme avant. Il faut repenser entièrement l’organisation interne », résume Alix Bicep.
La crise Covid a intensifié ces bouleversements. Le meilleur exemple est l’avènement puis la pérennisation du télétravail. Pour optimiser la production et la gestion du travail à distance, il existe aujourd’hui une multitude d’outils collaboratifs, sous forme de suites ou de solutions indépendantes, aux fonctionnalités très complémentaires. Partage d’informations, gestion de projet (Asana, Monday…), gestion de tâches (Microsoft To Do), stockage et co-édition de documents (Google drive, Sharepoint…), tchat, visioconférence (Teams, Google meets), brainstorming d’équipe… Les possibilités sont infinies et permettent aux collaborateurs de travailler ensemble, même à distance, dans un open space virtuel. Mais, pour Alix Bicep, pas question d’acquérir des équipements et d’y confronter les collaborateurs sans préparation. « Il faut accompagner le changement de culture au niveau des ressources humaines, communiquer, consulter puis former les équipes en amont avant de déployer ces nouveaux outils. Sinon cela ne fonctionnera pas », prévient le consultant.
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Automatiser les processus métiers
Le principe d’automatisation consiste à robotiser des tâches récurrentes, généralement chronophages, pour les effectuer plus rapidement qu’un humain et sans erreur grâce à la technologie. Le traitement d’une commande, l’approbation d’une demande de congés, l’élaboration d’un devis, la génération d’une facture, la diffusion et le suivi d’une annonce de recrutement sont quelques exemples des processus métiers standard. Leur automatisation permet de gagner du temps et de libérer des ressources. Les équipes sont ainsi en mesure de se recentrer sur des activités essentielles.
« Grâce aux outils d’automatisation de processus métiers, on peut s’affranchir de nombreuses tâches, comme la signature d’un document, la planification et l’envoi de factures à dates régulières, la réponse automatique à une demande d’un client, l’envoi de rappels, d’offres commerciales, etc. Il suffit de réaliser l’action une première fois, ensuite elle peut être déclinée et répétée à l’infini. »
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Pour Alix Bicep, il faut penser l’outil dans sa globalité
Accessibles depuis l’ordinateur comme sur le smartphone, tous les outils cités plus haut proposent des actions d’automatisation. « Il faut penser l’outil dans sa globalité et choisir une solution qui intègre plusieurs fonctionnalités comme la gestion de documents, la gestion de projets, la gestion client avec des outils CRM (Zohocrm, Odoo) et l’automatisation. C’est essentiel de réfléchir dès le départ à la manière de connecter, de synchroniser les fonctionnalités entre elles, la comptabilité et la relation client par exemple, afin d’optimiser sa productivité. » La majorité des outils numériques est accessible via des abonnements mensuels, sans engagement, auxquels on peut rajouter, en fonction de ses besoins, une à plusieurs fonctionnalités.
Dans l’édition de septembre, Alix Bicep expliquera comment réussir la transition digitale de l’entreprise par le pilotage et la formation
| Alix Bicep, manager de transition digitale Œuvrant depuis 11 ans dans le secteur numérique, Alix Bicep accompagne les entreprises dans leur dynamique de changement de culture digitale en prenant en compte les problématiques de processus comme les problématiques de formation et de montée en compétences. |